Trang Bị Thiết Bị Cho Văn Phòng Mới Cần Những Gì?

Đội ngũ Progear

Mở văn phòng mới nên mua thiết bị gì trước? — Ưu tiên theo thứ tự: máy tính làm việc, màn hình, mạng internet ổn định, máy in, rồi mới tới thiết bị phụ trợ như camera an ninh, UPS lưu điện. Bài viết này Progear liệt kê checklist chi tiết theo từng nhóm, kèm mức ngân sách tham khảo để anh chị dễ lên kế hoạch mua sắm cho văn phòng từ 5-50 nhân sự.

1. Máy tính làm việc - trái tim của văn phòng

Nên chọn laptop hay máy bộ để bàn cho nhân viên văn phòng? — Tùy tính chất công việc: nhân sự cần di chuyển, họp khách hàng nên dùng laptop văn phòng; vị trí cố định như kế toán, lễ tân, kỹ thuật nên dùng máy bộ để bàn vì bền, dễ sửa và chi phí thấp hơn.

Cấu hình tối thiểu nên trang bị

• CPU Intel Core i5 thế hệ mới hoặc AMD Ryzen 5 trở lên - đủ chạy Office, phần mềm kế toán, trình duyệt đa tab mượt.
• RAM 8GB, khuyến nghị 16GB nếu nhân viên dùng nhiều phần mềm cùng lúc (thiết kế, kế toán, CRM).
• Ổ cứng SSD 256GB trở lên - khởi động máy dưới 15 giây, tăng năng suất rõ rệt so với ổ HDD cũ.

Với các vị trí cần cấu hình mạnh hơn như kế toán trưởng xử lý file lớn hoặc IT quản trị hệ thống, văn phòng có thể cân nhắc thêm máy bộ chuyên dụng cấu hình cao hoặc máy trạm nhỏ gọn.

2. Màn hình - đầu tư nhỏ, hiệu quả lớn

Văn phòng có cần trang bị màn hình rời cho laptop không? — Có, một màn hình rời 24 inch giúp tăng năng suất làm việc đáng kể so với chỉ dùng màn laptop, đặc biệt với dân kế toán, thiết kế, lập trình phải mở nhiều cửa sổ cùng lúc.

Mức phổ biến cho văn phòng là màn hình 23-24 inch, độ phân giải Full HD, tấm nền IPS cho góc nhìn rộng và màu sắc trung thực. Với phòng kế toán hoặc bộ phận cần đối chiếu nhiều bảng số liệu, có thể cân nhắc lắp 2 màn hình song song để tăng tốc độ xử lý công việc.

3. Hạ tầng mạng và thiết bị kết nối

Văn phòng mới cần chuẩn bị hạ tầng mạng gì? — Tối thiểu cần router Wi-Fi chuẩn AC/AX phủ sóng ổn định, switch mạng đủ cổng cho số máy tính, và dây LAN đi ngầm cho các vị trí cố định để tránh nghẽn băng thông giờ cao điểm.

Checklist hạ tầng mạng cơ bản

• Đường truyền internet cáp quang, tối thiểu 1 đường chính + 1 đường dự phòng cho văn phòng trên 15 người.
• Router/Access Point phủ sóng đều các phòng, tránh vùng chết sóng.
• Switch mạng đủ cổng dự phòng cho kế hoạch mở rộng nhân sự 1-2 năm tới.
• UPS lưu điện cho router và máy chủ, tránh gián đoạn khi mất điện đột ngột.

4. Máy in và thiết bị văn phòng phẩm

Nên mua máy in laser hay máy in phun cho văn phòng? — Máy in laser phù hợp văn phòng in nhiều văn bản, hợp đồng vì tốc độ nhanh, chi phí mực trên trang thấp; máy in phun màu phù hợp nhóm cần in ấn hình ảnh, catalogue chất lượng cao. Văn phòng quy mô vừa nên chọn máy in đa chức năng (in - scan - copy) để tiết kiệm diện tích và chi phí đầu tư.

5. Thiết bị an ninh và giám sát

Văn phòng mới có cần lắp camera an ninh ngay từ đầu không? — Nên lắp ngay, đặc biệt tại cửa ra vào, khu vực để tài sản giá trị và kho lưu trữ, vì chi phí lắp đặt ban đầu thấp hơn nhiều so với xử lý sự cố mất mát sau này. Xem thêm gợi ý chọn số lượng và loại camera an ninh phù hợp quy mô văn phòng.

6. Dự trù ngân sách theo quy mô văn phòng

Ngân sách trang bị thiết bị cho văn phòng mới bao nhiêu là hợp lý? — Con số phụ thuộc số lượng nhân sự và mức độ đầu tư, nhưng nguyên tắc chung là dành 60-70% ngân sách cho máy tính và màn hình (thiết bị dùng hàng ngày), phần còn lại cho hạ tầng mạng, máy in và an ninh.

Tham khảo phân bổ cho văn phòng 10-15 nhân sự

• Máy tính + màn hình: khoảng 60-70% tổng ngân sách thiết bị.
• Hạ tầng mạng (router, switch, dây cáp): khoảng 10-15%.
• Máy in đa chức năng: khoảng 5-10%.
• Camera an ninh + UPS: khoảng 10-15%.

Khi nào nên thuê tư vấn thay vì tự mua lẻ?

Nếu văn phòng mở mới trên 10 người hoặc cần đồng bộ nhiều thiết bị cùng lúc, tự mua lẻ từng món dễ phát sinh thiếu đồng bộ (màn hình không tương thích cổng kết nối, switch không đủ cổng mở rộng...). Lúc này nên nhờ đơn vị tư vấn trọn gói để được khảo sát, lên bảng dự trù và lắp đặt đồng bộ, tiết kiệm thời gian và tránh mua thừa - thiếu.

Kết luận

Trang bị thiết bị văn phòng mới nên đi theo thứ tự ưu tiên: máy tính - màn hình trước, sau đó mạng, máy in, và cuối cùng là an ninh - phụ trợ. Xem đầy đủ các dòng thiết bị văn phòng chính hãng tại Progear để lên bảng dự trù phù hợp ngân sách và quy mô công ty.

Progear là đơn vị chuyên cung cấp và tư vấn thiết bị văn phòng chính hãng tại TP.HCM, hỗ trợ khảo sát tận nơi cho đơn hàng số lượng lớn, bảo hành uy tín rõ ràng. Gọi ngay hotline 0906.969.148 để được tư vấn trọn gói thiết bị cho văn phòng mới của anh chị.